Effizientes Rechnungssystem

Dieses Dokument skizziert einen optimierten Prozess zur Bearbeitung von Rechnungen unter Einsatz fortschrittlicher KI- und maschineller Lerntechnologien. Das Verfahren stellt sicher, dass Rechnungen effizient empfangen, erkannt, codiert und genehmigt werden, während manueller Aufwand und Fehler minimiert werden.

Schritt 1

Beginnen Sie, indem Sie eine einzelne Rechnung vom Lieferanten Fenwick Limited manuell in das System laden. Dieses Rechnungsbeispiel zeigt ein PDF-Dokument über 480 GBP inklusive Steuer.

Schritt 2

Laden Sie die Rechnungen manuell, indem Sie die Entität auswählen und das Dokument aus dem gewünschten Ordner auswählen. Die Rechnung wird dann automatisch durch den Rekognition-Service mit unserem maschinellen Lernservice, insbesondere dem Microsoft Intelligent Document Processing Service, verarbeitet. Die Rechnungsheaderdaten, einschließlich Lieferanteninformationen, Rechnungsdatum, Währung, Rechnungsbeträge, Steuerbeträge und möglicherweise einer PO-Nummer, werden ausgefüllt.

Schritt 3

Die registrierte Rechnung ist nun bereit zur Kostenkodierung. Im Anfragebereich für hochgeladene und erkannte Rechnungen rufen Sie die erfassten Headerinformationen ab und überprüfen diese. Dies reduziert den manuellen Aufwand, indem KI-Dienste zur automatischen Erkennung von Rechnungsheaderdaten genutzt werden.

Schritt 4

Die erkannte Rechnung wird zur Kostenkodierung an den Workflow gesendet. Der verantwortliche AP-Abteilung-Aufgabenträger überprüft die Registrierung, indem er die Headerinformationen auf der Rechnung mit dem angezeigten Dokument vergleicht und Details wie Rechnungsnummer, Transaktionsnummer, Rechnungsbeträge und Lieferanteninformationen bestätigt.

Schritt 5

Überprüfen Sie die Rechnungscodierung, indem Sie im Dokument nach unten scrollen. Der AI-Maschinenlernservice bietet Vorschläge basierend auf vorherigen Rechnungen desselben Lieferanten, einschließlich eines Vertrauenswerts und detaillierter Kostenstellen.

Schritt 6

Wenn Sie mit der vorgeschlagenen Kostenkodierung einverstanden sind, genehmigen und fahren Sie fort. Wenn nicht, überschreiben und passen Sie das Konto, das Kostenstellen oder andere Dimensionen an, bevor Sie fortfahren.

Schritt 7

Dieser Prozess hilft, das KI-Modell für zukünftige ähnliche Rechnungen zu trainieren, was den manuellen Kodierungsaufwand erheblich reduziert und Fehler minimiert. Mit der Rechnung in der Organisationsgenehmigungskreislauf, ist es vorteilhaft für AP-Mitarbeiter, alle Rechnungen an einem Ort sichtbar zu haben.

Schritt 8

Verwenden Sie den Nachverfolgungsbildschirm für eingehende Rechnungen, um Rechnungen mit Fehlern, bevorstehenden oder überfälligen Aktionen oder heute hinzugefügten Rechnungen zu sehen. Filtern Sie die Ansicht mit verschiedenen Optionen.

Schritt 9

Filtern Sie Rechnungen nach Lieferanten-ID 3044 (Fenwick Limited), um diejenigen zu überprüfen, die fällig sind. Untersuchen Sie die ursprüngliche Rechnungsregistrierung, Kodierung und zugehörige Dokumente, um deren Richtigkeit sicherzustellen.

Schritt 10

Untersuchen Sie die Workflow-Karte, um den Genehmigungsstatus der Rechnung zu verfolgen. Die Rechnung befindet sich derzeit bei Richard zur Genehmigung. Untersuchen Sie Verzögerungen bei der Genehmigung.

Schritt 11

Initiieren Sie ein Gespräch direkt in der Anwendung, anstatt eine E-Mail zu senden, und beginnen Sie eine Diskussion mit Richard.

Schritt 12

Senden Sie eine Nachricht an Richard im Chat bezüglich des Status seiner Rechnung und erstellen Sie eine Unterhaltung in seinem Team-Kanal mit einem direkten Link zur Rechnung. Die Nachricht wird in der ERPX-Anwendung protokolliert und ist in Teams verfügbar.

Schritt 13

Richard kann die Rechnungsdetails einsehen und darauf antworten. Nachdem das Gespräch endet, wird es in der Rechnungsregistrierung als Teil der Prüfungsspur aufgezeichnet. Richard genehmigt dann die Rechnung zur Zahlung.

Schritt 14

Richard kann die Rechnung über Webbrowser oder mobile App genehmigen. Er nutzt häufig Microsoft Teams und verbindet sich mit AIVA, unserem fortschrittlichen virtuellen Agenten, um offene Aufgaben zu prüfen.

Schritt 15

AIVA überprüft ERP auf ausstehende Aufgaben und zeigt Rechnungen und Anforderungen, die auf Genehmigung warten. Richard kann durch die Rechnungen blättern und deren Hauptdaten zur Genehmigung einsehen.

Schritt 16

Wenn zufrieden, genehmigt Richard die Rechnung, informiert durch frühere Chat-Gespräche mit Kollegen. Mit AIVA wird Microsoft Teams zu einem Hub für das effiziente Management von ERP-Aufgaben.