Werken met evenementen en kamerallocaties in het hotel dashboard

In dit document wordt uitgelegd hoe een hotel via het dashboard kamers alloceert aan een evenement, hoe deze allocatie terug te zien is in het dashboard en hoe dit zichtbaar wordt voor gasten op de evenementpagina, inclusief het boeken van een hotelkamer.

---

Step 1: Overzicht krijgen in het hotel dashboard

Vanuit het hotelperspectief start je in het dashboard. Hier zie je onder andere:

• Het aantal boekingen per evenement
• Het aantal annuleringen per evenement
• De totale omzet en de gemiddelde boekingswaarde
• De customer rating, waarin gasten reviews en tevredenheid achterlaten
• De lijst met evenementen waarvoor het hotel zich heeft aangemeld
• De top drie evenementen die de meeste boekingen hebben opgeleverd
• De meest voorkomende landen van herkomst van de boekingen
• De laatste gemaakte boekingen
• Het totale aantal kamers in het systeem en hoeveel kamers er aan evenementen zijn gealloceerd

Onder Bookings en Customers zie je alle boekingen en klanten. Onder Pricing kun je dynamische prijzen instellen, bijvoorbeeld een korting van 10% voor een evenement dat plaatsvindt van 7 tot en met 9 december.

---

Step 2: Kamers beheren onder Property

Ga in het menu naar Property.
Hier laden hotels al hun kamers in en beheren zij hun inventory. Je kunt hier kamerinformatie aanpassen en updaten, zodat de beschikbaarheid en kamertypes up-to-date zijn voordat je ze aan een evenement alloceert.

---

Step 3: Een evenement selecteren om je op in te schrijven

Wanneer je je als hotel wilt aanmelden voor een evenement:

1. Ga in het menu naar Events > Event List.
2. Bekijk de lijst met evenementen in de buurt van het hotel.
3. Kies een evenement waarop je wilt inschrijven. In het voorbeeld wordt een evenement gekozen dat al over live boekingen beschikt, zodat de werking duidelijk zichtbaar is.

---

Step 4: Inschrijven op het evenement en voorwaarden accepteren

1. Klik bij het gekozen evenement op Subscribe.
2. Er verschijnt een scherm met de algemene voorwaarden (Terms and Conditions). In de demo wordt een lorem ipsum-tekst gebruikt als test, maar in de praktijk staan hier de echte voorwaarden.
3. Lees de voorwaarden en klik op Accepteren en doorgaan om door te gaan naar het scherm voor kamerallocatie.

---

Step 5: Periode en aantal kamers alloceren aan het evenement

In het vervolgscherm stel je in hoeveel kamers je wilt alloceren aan dit specifieke evenement:

1. Controleer de evenementdata (bijvoorbeeld 3 maart tot en met 6 maart).
2. Kies vanaf welke datum je de kamers wilt alloceren (bijvoorbeeld vanaf vandaag of vanaf morgen).
3. Kies tot welke datum de allocatie loopt. Deze einddatum moet altijd ná het evenement liggen. In het voorbeeld wordt een week na het evenement gekozen, zodat deelnemers eventueel langer in Den Haag kunnen blijven.
4. Selecteer per kamertype het aantal kamers dat je wilt alloceren.
   • Voorbeeld:
     • Suite: 25 kamers beschikbaar, 15 kamers alloceren
     • Studio room: 30 kamers beschikbaar, alle 30 kamers alloceren
5. Klik op Save om de allocatie op te slaan.

Na het opslaan zijn de kamers aangemeld voor dit evenement.

---

Step 6: Allocaties terugzien in het dashboard

Ga terug naar het dashboard.
Hier verschijnt nu een list of events waarvoor het hotel kamers heeft gealloceerd. Onder het betreffende evenement zie je het totaal aantal toegewezen kamers, bijvoorbeeld 30 (studio rooms) + 15 (suites) = 45 kamers voor dit specifieke evenement.

---

Step 7: Controleren hoe het hotel op de evenementpagina wordt getoond

Navigeer vervolgens naar de link van het evenement (de publiek toegankelijke evenementpagina).
Daar zie je dat het hotel (in dit voorbeeld: de Plezman) is aangemeld als accommodatiepartner.

Hier wordt de locatie automatisch berekend ten opzichte van de evenementlocatie.

Je ziet bijvoorbeeld dat het vanaf de Plezman 4,5 kilometer is naar het Louwman Museum.

---

Step 8: Foto’s, kamers en prijzen bekijken als gast

Op de evenementpagina kan een gast:

• Verdere foto’s van het hotel bekijken

• Alle beschikbare kamers inzien

• De prijzen en eventuele kortingen laten berekenen

---

Step 9: Een hotelkamer boeken via de evenementpagina

Tot slot kan de gast de gewenste hotelkamer selecteren en de boeking afronden zoals bij een normale hotelboeking.

Daarmee is het proces van kamerallocatie door het hotel en het boeken via de evenementpagina afgerond.