Procédure de Recyclage des Paiements

Ce processus décrit les étapes impliquées dans le recyclage d'un paiement. Il est utile lorsque vous recevez un dépôt global sur votre compte bancaire, mais vous n'êtes pas sûr des clients et des factures auxquels il se rapporte. Les étapes suivantes vous guideront pour gérer et appliquer ces paiements efficacement.

Étape 1

Comprenez le scénario : Vous avez reçu un dépôt global sur votre compte bancaire. Vous avez une idée générale des clients et des factures auxquels il s'applique, mais vous n'avez pas encore confirmé les détails.

Étape 2

Entamez une communication avec le client par téléphone ou email. Le client vous informe : "Nous allons vous fournir notre avis de paiement dans les prochains jours."

Étape 3

Le client demande du temps pour que leur système comptable soit mis à jour, ce qui peut causer un retard dans l'application des fonds. Esker offre une fonctionnalité de recyclage des paiements pour y remédier en vous permettant de stationner les fonds comme espèces non appliquées dans le compte du client.

Étape 4

Cette fonctionnalité vous permet de désigner les fonds comme espèces non appliquées dans le compte du client. Après une période prédéterminée, Esker re-suggérera l'affectation ou utilisera des informations mises à jour telles qu'un fichier bancaire, Open AR, ou l'avis de paiement pour automatiser le processus d'affectation.

Étape 5

Cela permet au système d'appliquer automatiquement les fonds aux factures correctes. Par exemple, vous recevez un paiement d'Ataccom, qui inclut toutes les informations de paiement nécessaires sauf l'avis de paiement.

Étape 6

Pour recycler le paiement, cliquez sur le bouton approprié. Un avertissement apparaîtra, indiquant que les fonds seront marqués comme non appliqués. Une étape de validation suit, assurant que les fonds sont affectés au bon ID client et permettant l'ajout d'informations nécessaires comme un code fiscal ou un code de raison.

Étape 7

Ce processus est important pour les spécialistes de l'application des paiements car il procure une tranquillité d'esprit pour gérer les transactions en attente ou stationnées, vous permettant de vous concentrer sur des affectations plus importantes.