Handleiding Hotelboekingen
Hotelboeking en -bevestiging in het systeem
In dit document wordt stap voor stap uitgelegd hoe een hotelboeking wordt gemaakt, betaald en bevestigd in het systeem, inclusief het bekijken van boekingsdetails, het downloaden van facturen en het verwerken van boekingsaanvragen door het hotel.
Step 1: Hotel en kamer selecteren
Zodra je op de boekingspagina bent, kun je hotels in verschillende overzichten bekijken. In elk overzicht kan de afstand tot een relevante locatie worden berekend.
Klik op het gewenste hotel om een boeking te starten. Selecteer vervolgens een kamer, bekijk de bijbehorende afbeeldingen, kies eventueel voor inclusief of exclusief ontbijt en ga verder met het maken van de boeking.
Step 2: Gegevens invullen en voorwaarden controleren
De datum voor de boeking is al geselecteerd. Vul alle benodigde gegevens in (bijvoorbeeld persoonsgegevens en eventuele voorkeuren).
Controleer vervolgens de terms and conditions en de annuleringsvoorwaarden.
Klik daarna op Continue om verder te gaan naar de samenvatting.
Step 3: Boeking controleren en doorgaan naar betaling
Controleer in de samenvatting of alle gegevens kloppen. Als alles juist is, klik je op Continue to payment om naar de betaalpagina te gaan.
De betaling verloopt via Stripe. Op de betaalpagina kun je het kaartnummer invoeren, bijvoorbeeld dit kaartnummer:
Wanneer alle betalingsgegevens correct zijn ingevuld, klik je op Proceed to payment.
Na succesvolle betaling is je booking confirmed.
Step 4: Boekingsoverzicht en kaart bekijken
Na bevestiging krijg je direct een overzicht van je boeking te zien. In dit overzicht kun je ook de kaart opnieuw bekijken en alle details inzien van de gemaakte boeking, zoals data, kamertype en voorwaarden.
Step 5: Factuur downloaden en e-mailbevestiging ontvangen
In het boekingsoverzicht kun je een factuur downloaden om deze eventueel te rapporteren of voor je eigen administratie.
Daarnaast ontvang je per e-mail eerst een booking request. In dit voorbeeld gaat het om hotel De Plesman.
Het hotel
krijgt via e-mail te zien dat er een boeking is gemaakt.
Step 6: Overzicht van boekingen raadplegen
In het systeem zie je in het overzicht dat er op dit moment twee boekingen zijn gemaakt. Hier kun je per boeking de status en details bekijken.
Wanneer je naar het tabblad of menu Boekingen gaat, zie je dat
één boeking
de status in progress heeft en de andere pending.
Step 7: Pending boeking als hotel bevestigen
Klik op de boeking die
de status pending heeft. Als hotel kun je hier de boeking bevestigen door op Confirm booking te klikken.
Na bevestiging wordt er een e-mail met Booking confirmation verstuurd, waarin staat dat de boeking definitief is. Dit proces voorkomt dubbele boekingen en zorgt ervoor dat het hotel altijd up-to-date is over alle gemaakte boekingen, zodat de klant
niet voor een gesloten deur komt te staan.
Step 8: Boekingendetails en herkomst bekijken
In het overzicht Boekingen kun je zien wat er precies is geboekt, waar de gasten vandaan komen, bij welk evenement de boeking hoort, en aanvullende details die relevant zijn voor de administratie en planning.