Proceso para Subir y Gestionar Documentos en Calibri

Este proceso detalla cómo subir y gestionar documentos dentro de Calibri, desde su creación hasta su puesta en vigor. Los pasos incluyen la configuración inicial, la subida de archivos y la actualización de versiones.

Paso 1

Para subir un documento a Calibri, dirígete al apartado de Alta dentro de Documentos. Completa los campos marcados en rojo. En este ejemplo, selecciona el tipo de uso externo, subtipo Personalización en español, y para la referencia, escribe "Personalización de login". El título debe ser el mismo, aunque puede variar según el tipo de documento.

Paso 2

En la descripción, proporciona una breve explicación que mejor se adapte a tus necesidades, incluyendo el idioma y el contenido del archivo que subirás más adelante. Asigna el responsable, que es el equipo de diseño y marketing, e indica la política de aprobación y la distribución, que será para todo el equipo.

Paso 3

Antes de guardar, añade el tiempo de verificación, que será "No aplica". Guarda los cambios para poder proceder con la subida del documento.

Paso 4

El documento estará en estado borrador. Haz clic en Editar para subir el documento. Ve a la sección de Documentos y en Documento Final, selecciona y sube la versión deseada.

Paso 5

Una vez subido el documento, presiona Confirmar para aplicar los cambios. Selecciona OK y elige entre Guardar o Finalizar. En este caso, selecciona Finalizar.

Paso 6

Revisa la línea del tiempo para verificar el cambio de estado a finalizado. Luego, selecciona Acciones y Poner en vigor.

Paso 7

Ahora, cualquier persona autorizada puede ver documentos en vigor. Para subir un nuevo documento o cambiar de versión, selecciona Acciones, luego Checkout y Check-in. Confirma los cambios indicando qué ha cambiado.

Paso 8

Indica que el cambio realizado fue el del logo de personalización. Selecciona Documento Final, añade el archivo, y define la nueva versión como dos.

Paso 9

Espera la subida, confirma, y selecciona OK. Observa que la versión dos se ha implementado y aparece en la línea temporal con la fecha correspondiente. Repite la acción de Finalizar y Poner en vigor.

Paso 10

En este punto, la versión dos de tu documento "Personalización login" está en estado En vigor.