Overzicht en configuratie van evenementen binnen het platform

In dit document wordt uitgelegd hoe je als evenementpartner een nieuw evenement aanmaakt, configureert en visueel vormgeeft binnen het platform. Je leert hoe je basisgegevens invoert, hotelopties instelt, de widget configureert en een banner en logo toevoegt zodat het evenement professioneel wordt gepresenteerd aan deelnemende hotels en bezoekers.

---

Step 1: Oriënteer je in het algemene overzicht

In het algemene overzicht zie je zowel voor admin als voor evenementpartners belangrijke informatie terug. Hier vind je onder andere:

• Omzetgegevens per periode.
• Aantal directe boekingen per evenement.
• Boekingen die via de DrieZesVijf-oplossing zijn gemaakt.
• Actieve hotels gekoppeld aan evenementen.
• Actieve evenementen (partner-specifiek en algemeen).
• Aankomende evenementen.
• Recente activiteiten.
• Boekingen uitgesplitst over het jaar, waarmee je kunt analyseren wanneer er veel of weinig geboekt wordt.
• Een overzicht van hotels waar voornamelijk wordt geboekt.

Dit overzicht helpt om de prestaties van evenementen en hotelboekingen goed te monitoren en te analyseren.

---

Step 2: Een nieuw evenement starten vanuit de evenementpartner

Als je als evenementpartner een nieuw evenement wilt aanmaken, ga je in het menu naar “Event List”.
Klik daar op “ADD” om een nieuw evenement toe te voegen. Binnen dit scherm kun je het evenement volledig gaan opzetten.

---

Step 3: Basisgegevens, thumbnail en video instellen

In het aanmaakscherm van het evenement kun je eerst de visuele basis instellen:

• Selecteer een thumbnail-afbeelding voor het evenement.
• Voeg optioneel een video toe die bij het evenement hoort (bijvoorbeeld een promotievideo).

Vervolgens vul je de naam van het evenement in en selecteer je onder welke evenementpartner dit evenement valt, bijvoorbeeld:

---

Step 4: Datum en duur van het evenement bepalen

Stel nu de periode van het evenement in:

• Geef aan wanneer het evenement moet plaatsvinden.
• Kies de startmaand, bijvoorbeeld juni.
• Selecteer de startdatum, bijvoorbeeld de 9e.
• Selecteer de einddatum, bijvoorbeeld de 12e of 13e, afhankelijk van de gewenste duur (in dit voorbeeld vier dagen).

---

Step 5: Categorie, deelnemers en kamerverwachting instellen

Stel vervolgens de inhoudelijke kenmerken van het evenement in:

• Kies een categorie voor het evenement, bijvoorbeeld een testcategorie.
• Vul de verwachte tijd of tijdsperiode van de activiteiten in (indien van toepassing).
• Voer het verwachte aantal deelnemers in, bijvoorbeeld 1000.
• Voer het verwachte aantal kamers in, bijvoorbeeld 3000.

---

Step 6: Hotelbeschikbaarheid en radius instellen

Bepaal hoe hotels aan het evenement gekoppeld worden:

• Kies of je hotels vanuit live beschikbaarheid wilt meenemen of niet.
• Als je met live beschikbaarheid wilt werken, selecteer dan de optie “include rate hawk hotels”.
• Als je alleen met room blocks wilt werken (dus zonder live beschikbaarheid), laat je deze optie uitgevinkt.
• Stel een radius in waarbinnen hotels gezocht mogen worden, bijvoorbeeld 7 kilometer rondom de evenementlocatie.

---

Step 7: Beschrijving toevoegen en evenement opslaan

Vul nu een duidelijke beschrijving van het evenement in:

• Schrijf een korte omschrijving van het evenement. Dit is de tekst die hotels zien wanneer zij het evenement openen en besluiten of zij willen deelnemen.
• Zorg dat deze tekst informatief is over doelgroep, opzet, verwachte volumes en eventuele speciale wensen.

Geef aan dat het evenement in de lijst van hotels zichtbaar moet zijn en klik vervolgens op “Opslaan” om het evenement definitief aan te maken.

Na het opslaan zie je in het overzicht het evenement dat zojuist is aangemaakt.

---

Step 8: Widget configureren voor weergave op de website

Om het evenement via een widget op een website te tonen, ga je naar het zojuist aangemaakte evenement en kies je:

• Klik op “Configure Widget” om het configuratiescherm te openen.

In dit configuratiescherm kun je de vormgeving afstemmen op de huisstijl van het evenement of de partner:

• Kies de gewenste kleuren, bijvoorbeeld zwarte details voor knoppen of accenten.
• Selecteer het gewenste lettertype.

Daarna kun je kiezen hoe je de widget beschikbaar maakt:

• Of je implementeert een stukje code in de eigen website.
• Of je gebruikt een directe URL die je kunt delen of linken.

---

Step 9: Eigen banner en logo toevoegen

Voor een professionele uitstraling kun je een eigen banner en logo toevoegen:

• Kies een eigen bannerafbeelding die in de widget of op de evenementpagina wordt getoond.
• Voeg eventueel het logo van de evenementpartner toe, zodat de branding duidelijk zichtbaar is.

Na het selecteren van de banner en het logo wordt het evenement getoond inclusief:

• De balk (banner) die je hebt toegevoegd.
• Het logo van de evenementpartner.
• Een overzicht van alle beschikbare locaties en hotels binnen de ingestelde radius die bij het evenement horen.

Hiermee is het evenement volledig ingericht en klaar om door hotels en bezoekers gebruikt te worden.